時折届く同窓会の案内には、懐かしい気持ちがこみ上げてきますが、どうしても参加できない場合もあるでしょう。
そんなとき、どのように返信ハガキを書けば良いのでしょうか。
この記事では、欠席の理由や最新の近況をどのように伝えるかについて説明します。
近況報告の方法
同窓会の返信ハガキには、近況を報告する欄が設けられていることが多いです。
近況報告は任意ですが、同窓会に参加できない場合は、書いた方が喜ばれることがあります。
内容には居住地、職業、家族構成、趣味や休日の過ごし方などを含めることができます。
近況を伝えたくない場合は、無理に書く必要はありません。次の同窓会で直接話すことも考えられます。
同窓会欠席の返信ハガキの書き方
同窓会の返信ハガキに欠席を知らせる際の基本手順は次のとおりです。
- 出席の欄を二重線で消し、「欠席」に丸をつけます。
- 名前、住所、電話番号を記入し、敬称の部分は二重線で消します。
- 近況報告の欄に内容を記入します。
- 返信ハガキ裏面の宛名欄に「様」と書き換え、名前を記入します。
欠席理由の伝え方
同窓会を欠席する際には、招待への感謝、欠席する残念な気持ち、具体的な理由、次回の参加希望、同窓会の成功を願うメッセージを含めると良いでしょう。
一般的な理由には、仕事の都合、家庭の事情、経済的な理由があります。
具体的な例文も役立ちます。
たとえば「仕事の繁忙期のため、残念ながら欠席いたします。次回はぜひ参加したいと思います」がよくありがちです。
また、他にも下記例文も参考にすると良いでしょう。
仕事の都合で
「大変残念ですが、仕事の重要なプロジェクトが重なってしまい、今回の同窓会には参加できません。皆さんの楽しい報告を楽しみにしています。次回の機会にはぜひ顔を出したいと思います。」
家族の事情で
「この度は同窓会のご案内をありがとうございます。しかし、家族の一員が体調を崩しており、看病が必要なため欠席させていただきます。みなさんにお会いできず残念ですが、次の機会には必ず参加したいです。」
子どもの行事の理由で
「同窓会の日程が、子どもの学校行事と重なってしまい、残念ながら欠席することになりました。皆さんには心より楽しんでいただきたいと思います。次回の同窓会でお会いできることを楽しみにしております。」
同窓会への返信ハガキ：効果的な書き方とマナー
返信ハガキでは、敬語を適切に使い、始めに幹事への感謝を示します。
例えば「お忙しい中、ご案内いただきありがとうございます」と記すと好印象です。
欠席の理由は具体的に述べ、近況報告では簡潔に自己紹介を行うと良いです。
次回の同窓会での再会を楽しみにしている旨を伝えることも忘れずに。
まとめ
同窓会の欠席返信では、幹事への感謝、欠席理由の具体的な記載と謝罪、次回の同窓会への期待を伝えることが大切です。
これにより、配慮が伝わり、同時に自分の近況も伝えることができます。